Тренинг «Мастерство деловой переписки». Авторская программа Антона Краснобабцева

Пример программы тренинга:

1. Что такое эффективность переписки и когда лучше позвонить
   • Три уровня целей переписки: информирование, эмоциональное влияние, побуждение. Влияние на имидж специалиста и организации
   • Преимущества и недостатки деловой переписки как инструмента общения: официальная переписка и электронная почта, мессенджеры
   • В каких случаях переписка эффективно решает задачи, а в каких случаях её рекомендуется заменять или дополнять беседой
2. Структура сообщения
   • Что происходит с перепиской и почему люди стали хуже читать письма и отвечать на них
   • Принцип Пирамиды Минто для структурирования информации. Что такое главная мысль и какая она может быть в зависимости от цели переписки и ситуации
   • Короткое сообщение или подробное сообщение, которое не оставляет вопросов?
   • Разметка письма: как сделать информацию в письме заметной. Правила применения выделения жирным, списков и таблиц
   • Вводная часть, ее задачи и содержание, стандартные обороты
   • Основная часть письма, ее задачи и правила
   • Резюмирующая часть, ее задачи и правила
   • Завершение письма, его роль и принципы, стандартные обороты
   • Распределение информации в письме. Работа с вложениями и приложениями
   • Структурирование информации при пересылке. Правила пересылки писем. Сопроводительное письмо.
3. Корпоративная переписка без хаоса и траты времени
   • Тема письма: правила составления
   • Рекомендации по использованию полей «Кому» и «Копия»: как и зачем добавлять и исключать получателей
   • Рекомендуемые сроки ответа в мессенджере и на письмо. Что делать, если не получается содержательно ответить в срок. Что делать, если нужно получить ответ быстрее стандартного срока.
   • Нормы этикета в письме и мессенджере: приветствие, обращение, формулирование просьб, автоподпись
4. Аргументация в переписке
   • Как писать просьбы и предложения убедительно. Акцент на интересы адреса в письме: "Я-подход" и "Вы-подход"
   • Убеждающая структура делового письма. Алгоритм «Зачем – Что – Как – Что дальше»
   • Письмо с просьбой: структура и правила
5. Переписка без канцеляризмов. Неформально-деловой и официальный стили
   • Не пишите так больше никогда: устаревшие правила и фразы электронных писем
   • Отличия официального, бытового и неформально-делового стилей.
   • Распространенные ошибки культуры письма. Границы приемлемого, или как не перейти в панибратство: смайлики, сленг, просторечия
   • «Канцелярит», как его воспринимают получатели и как от него избавиться. Убираем отглагольные существительные, расщепление сказуемого и другие «симптомы канцелярита»
   • Лаконичность и понятность фраз в письме: как убрать «воду» и сделать письмо легким для чтения
   • Официальный стиль: как не перегрузить и сделать даже официальное послание дружелюбным и понятным
6. Основы работы с эмоционально напряженными ситуациями в переписке
   • «Красные кнопки» переписки по итогам исследования компании Соль в 2023 году
   • Понимание эмоций и проявление эмпатии в переписке: слова, обороты. Фразы, успокаивающие получателя в напряженной ситуации
   • Конструктивный отказ в переписке с возможностью сохранения отношений
   • Письмо с плохой новостью (ситуация нарушения обязательств с нашей стороны)
   • Письмо с претензией, которое не разрушает отношения